אנו פונים כעת למבוגרים מכם – האם אי פעם תוכלו לשכוח איך הדפיסו כרטיס נוכחות בעבר? באמצעות שעות של כניסה ויציאה. בעת פעולתו, זה נראה כמצב כאוטי, פשוט לכדי תמרון, וממש איננו הדרך הכי אפקטיבית לעקוב אחר מהלך יומם של העובדים במקום העבודה. אך עם חלוף הזמן, ונוכח ההתקדמות המטאורית של הטכנולוגיה, אנו נהנים מהמצאת המאה – הלא היא מערכת נוכחות. מדובר אודות גרסה מבריקה וחכמה של שעון הזמן הקלאסי. אנו חיים בעידן, בפרט נוכח התפרצות נגיף הקורונה, שבה יש עובדים בכל מיני קונסטלציות, כמו למשל – עבודה מהבית, משמרות, עבודה על בסיס שעתי, יומי או חודשי, וכולי. כל זה מקשה מאוד על המעסיקים לקבל את התובנות בהיבט של שעות הנוכחות של עובדיהם. מערכת נוכחות עשויה לשמש אמצעי יעיל לכל סוג וגודל של עסקים, על מנת להבטיח דיוק מרבי של דיווח זמני עבודה, היעדרות וכן היבטי שכר של העובדים. כמו גם, מערכת הנוכחות מאפשרת לארגונים יכולת של שליטה מרובה על שכר העבודה.
האם מערכת נוכחות מפחיתה את העומס האדמיניסטרטיבי?
שאלת הבונוס – “האם מערכת נוכחות מפחיתה את העומס האדמיניסטרטיבי”?, ברור שכן! מערכת הנוכחות בכל בית עסק מייתרת את השימוש בכרטיסי שעון ידניים, שהיו, כאמור לעיל, נהוגים בעבר. כל העומס האדמיניסטרטיבי מקבל תפנית של הקלה, כל הנתונים החשובים נאספים בצורה אוטומטית, ולא נדרש יותר לבזבז שעות על הבנת כל התדפיסים הללו. הפחתה של העומס האדמיניסטרטיבי בהכרח מייעלת את ההתנהלות של הארגון, וכן למנהל ולעובדים יש את האפשרות להתמקד בעבודה עצמה.
האם באמצעות מערכת נוכחות תיהנו ממידע יותר מדויק על זמני עבודת העובדים שלכם?
נשאלת שאלת השעה – “האם באמצעות מערכת נוכחות תיהנו ממידע יותר מדויק של זמני עבודת העובדים שלכם?”, ועל כך נשיב – חיובי חזק. מערכת הנוכחות אוספת ערב רב של נתונים על נוהלי הזמנים של העסק. בעזרת נתונים אלו, המנהלים עשויים להבין מתי בדיוק העובדים נעדרו או איחרו לעבודה, וכן את הסיבות שגרמו לתרחישים אלו. ברגע שעובד מסוים מעוניין ביום חופש מבעוד מועד, הוא יכול להקליד בתוכנה את מועד יציאתו לחופש, וההנהלה תדע כיצד להסתדר עם היעדרותו של העובד. הפונקציונליות של השירות העצמי מסייעת להקל על העומס של העובדים. יש מנהלים שיהיו מעוניינים דווקא בקבלה של התראות פרואקטיביות, שתיידע אותם בכל רגע נתון שעובדים חרגו מהשעות הנוספות, או שלא הודיעו על עזיבתם את מקום העבודה, או לחלופין שאיחרו לעבודה, וכיוצא בזאת.
למה כדאי להשקיע באפליקציית שעון נוכחות?
באשר לשאלה החשובה – “למה כדאי להשקיע בתחום של אפליקציית שעון נוכחות“?, נגיב לאלתר. דפוסי עבודה של משמרות, שכר שונה בעבור שעות לילה או שעות חג, המיומנויות הנדרשות לעבודה – על כל אלו אתם יכולים להקיש בכמה שניות בתוך אפליקציית שעון נוכחות. אומנם זה בוודאי נראה לכם המון עבודה לוגיסטית, אבל האמת שזה ממש פשוט. במידה ודפוסי בית העסק מגוונים, ויש באמתחתו כל מיני קטגוריות של תשלומים, כמו לדוגמה – תוספת עבור עבודה של משמרות בלילה, תעריפים של שעות נוספות, כמו גם תוספת שכר בעבור עבודה בסופי השבוע ובחגים, וכיוצא בזה, יש לשער, כי תהיו מעוניינים בבחירה של מערכת הנוכחות שאפשר להתאים אותה כמו כפפה ליד לצרכים שלכם. שאם לא כן, תידרשו לשוב לספק שלכם, על מנת שהוא יערוך את כל השינויים הנדרשים. עוד סגולה של מערכת הנוכחות מתבטאת בכך שהעובדים כבר אינם צריכים להשקיע זמן ניכר במילוי של טפסים, או שלא לשכוח להביא עמם כרטיסי מפתח ספציפיים לאן שרק יפנו. הייתור של ההסתמכות על ציוד היקפי, לרבות – טלפונים ניידים וכרטיסי מפתח, מועילה כנגד רכישה של תחליפים נוכח מצבים שעובד שכח לעדכן את אפליקציית שעון הנוכחות.
